Szenario:

Sie haben kürzlich den Betrieb Ihrer Eltern übernommen. Viele dort etablierten Abläufe erscheinen Ihnen nicht mehr zeitgemäß und Sie möchten einiges optimieren. Dazu gehört auch die Digitalisierung von Prozessen. Ein wenig kennen Sie sich bereits aus mit der Materie und haben auch schon einige Ideen, wo Sie als erstes ansetzen könnten. Trotzdem wünschen Sie sich noch etwas mehr Wissen zum Thema Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Auch das Thema New Work und die damit einhergehenden neuen Möglichkeiten interessieren Sie sehr.

In dieser Lerneinheit erwartet Sie:

• New Work - Was ist das?
• So funktioniert New Work
• Umsetzung

Die Lerneinheit als Video:

Die Zusammenfassung des Videos:

Beschäftigt man sich mit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen, kommt man am Thema "New Work" nicht vorbei, denn natürlich verändert die Digitalisierung auch die Art, wie und wo wir arbeiten und hat damit großen Einfluss auf die Arbeitswelt. New Work ist aber mehr als bloß Digitalisierung von Prozessen. Selbstständigkeit, Freiheit sowie die Bedeutung, der Einfluss und nicht zuletzt der Wert des Individuums rücken in den Fokus.

Aber wie funktioniert New Work?

Das Konzept basiert auf einigen Annahmen:

1. Zusammenarbeit funktioniert besser in Netzwerken. Hierarchien führen oft dazu, dass ganze Abteilungen oder auch einzelne Mitarbeiter parallel, aber nicht wirklich miteinander arbeiten. Das Ergebnis: Ineffizienz, redundantes Arbeiten, Informations- und Wissengefälle. Wenn aber die Führungskräfte als Ermöglicher agieren statt als Herrscher und die gekapselten Abteilungen durch ein Netzwerk mit flachen Hierarchien abgelöst werden, lassen sich Synergien viel besser nutzen.
   
   
2. Vielfalt schlägt Spezialisierung. Mitarbeiter, die ihre arbeitsspezifischen Interessen ausleben und sich in neuen Bereichen weiterbilden dürfen, entwickeln neue Kompetenzen und bringen neues Wissen in das Unternehmen ein. Die Potentialentfaltung der Mitarbeiter ist damit wichtiger als das Festhalten an starren und gleichbleibenden Abläufen.
   
   
3. Fehler sind erlaubt. Fehler lassen sich nie ganz vermeiden. Statt sich der Schuldfrage zu widmen, sollte man sich lieber damit beschäftigen, welche Erfahrungen man aus dem Fehler mitnehmen kann und welche Maßnahmen sich daraus für die Zukunft ableiten lassen. Vertrauen in das Team und jeden einzelnen Mitarbeiter wird so zum Erfolgsfaktor.

Natürlich lässt sich New Work nicht von heute auf morgen im gesamten Unternehmen etablieren und ist auch nicht überall möglich. Denn neben dem reinen Schaffen der passenden organisatorischen Voraussetzungen ist New Work auch eine Frage der Haltung der Arbeitgebenden wie Arbeitnehmenden. New Work will gelebt und verinnerlicht werden. Das beginnt auf der Führungsebene, denn es ist nicht nur ein grundlegendes Verständnis der Möglichkeiten von New Work und der Digitalisierung für den Arbeitsalltag nötig, sondern auch der Mut, bestehende Strukturen aufzubrechen. Mitarbeiter sollten auf dem Weg der Digitalisierung von Anfang an mitgenommen und einbezogen werden, denn New Work ist nichts, was jemandem plötzlich aufoktroyiert werden sollte.

Die Umsetzung von New Work und der Digitalisierung von Geschäftsprozessen gelingt somit nur Schritt für Schritt. Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme: Welche Prozesse gibt es und wie laufen diese ab? Bei welchen ist das Optimierungspotential am höchsten? Nehmen Sie sich so einen Prozess mit hohem Erfolgspotential als erstes vor und beginnen Sie, ihn zu digitalisieren. Sie sollten nicht gleich mit dem kompliziertesten Ablauf starten, um die Motivation aller Beteiligten aufrecht zu erhalten.

Weiterführende Informationen:

Sie wissen jetzt, was New Work eigentlich ist und was alles dazu gehört. Um Ihr Grundlagenwissen noch ein wenig zu erweitern, sehen Sie sich gerne die folgenden drei weiterführenden Links an:

• New Work  - die  neuen Arbeitsformen: Hier klicken
• New Work - Best Practices und Zukunftsmodelle des Fraunhofer Instituts: Hier klicken

Übung zur Lerneinheit:

Szenario:

Sie haben nun einen Einblick in das Thema New Work erhalten und wissen, was das mit der Digitalisierung von Prozessen zu tun hat. Sie haben auch verstanden, dass dies nichts ist, das Sie als Geschäftsführung von heute auf morgen beschließen und umsetzen können, sondern dass Sie Ihre Mitarbeiter auf dem Weg mitnehmen müssen, damit dieser Wandel gelingt. Zunächst werden Sie also mit einer Bestandsaufnahme aller Prozesse im Betrieb beginnen. Auch da benötigen Sie die Hilfe Ihrer Mitarbeiter, denn diese kennen sich zum Teil viel besser mit den einzelnen Abläufen aus und wissen auch, wo es Probleme und Optimierungspotentiale gibt. Um diesen ersten Schritt richtig anzugehen, sind Sie nun noch auf der Suche nach der passenden Methode. Deshalb sind Sie schon sehr gespannt auf die nächste Lerneinheit dieses Kurses.

Szenario:

Sie möchten einige Prozesse in Ihrem Betrieb digitalisieren und haben gelernt, dass der erste sinnvolle Schritte dafür eine Bestandsaufnahme der vorhandenen Prozesse ist. Aus dieser Betrachtung der einzelnen Prozesse im Detail sollen dann Optimierungspotentiale abgeleitet und schließlich die Digitalisierung des Prozesses umgesetzt werden. Damit möchten Sie nun starten, Ihnen fehlt aber noch eine geeignete Methodik zur Umsetzung dieser Bestandsaufnahme und Identifikation von Optimierungspotentialen. Deshalb möchten Sie sich heute etwas mehr mit dem Story Mapping beschäftigen.

In dieser Lerneinheit erwartet Sie:

• Was ist Story Mapping?
• Schritt 1: Darstellung des Prozesses
• Schritt 2: Analyse und Ergebnisse
• Schritt 3: Optimierung

Die Lerneinheit als Video:

Die Zusammenfassung des Videos:

Story Mapping ist eine Methode, die Ihnen helfen kann, die einzelnen Schritte eines Prozesses zu identifizieren und zu erkennen, welche dieser Abläufe Potential dafür bieten, sie z.B. durch Digitalisierung zu optimieren. Ziel sollte es sein, Prozesse effizienter und an den Bedürfnissen der Anwender orientiert zu gestalten.

Das Vorgehen beim Story Mapping besteht im Wesentlich aus drei Schritten:

1. Darstellung des Prozesses: Konzentrieren Sie sich jeweils auf einen Prozess. Wählen Sie dabei zunächst einen Prozess aus, bei dem Sie ein großes Optimierungspotential oder auch einen besonders großen Handlungsbedarf sehen. Diesen Prozess stellen Sie nun möglichst detailliert in allen einzelnen Prozessschritten dar. Nutzen Sie dafür beispielsweise eine Pinnwand, Flipchart oder freie Wand, auf der Sie die einzelnen Prozessschritte nebeneinander mithilfe von Post-Its visualisieren. Überlegen Sie sich nun für die einzelnen Schritte, welche Probleme auftreten, welche Fragen sich stellen und welche Bedürfnisse der Anwender jeweils hat. Wenn es ein Prozess ist, bei dem Dritte involviert sind (z.B. Gäste), halten Sie ebenfalls fest, welche Bedürfnisse diese haben. Denken Sie ebenfalls über Verantwortlichkeiten bei der Umsetzung nach. All dies ergänzen Sie auf weiteren Post-Its, die Sie z.B. unter den betroffenen Prozessschritten anbringen.
   
   
2. Analyse und Ergebnisse: Durch die Visualisierung des Prozesses haben Sie ein besseres Verständnis über diesen Prozess erlangt und wissen, wo der Schuh drückt. Legen Sie den Fokus deshalb nun genau auf diese Punkte bzw. Schritte, welche Probleme oder Schwierigkeiten verursachen und Optimierunsgbedarf aufweisen. Überlegen Sie, ob und wie eine Digitalisierung der problematischen Abläufe für Abhilfe und Erleichterung sorgen kann. Sollte es grundlegendere Fehler im Prozess geben, müssen diese natürlich vor einer Digitalisierung des Prozesses behoben werden. Bringen Sie auch diese Optimierungsmöglichkeiten in Form von Post-Its unter dem jeweiligen Prozessschritt an.
   
   
3. Optimierung: Die so definierten Maßnahmen sollten nun umgesetzt werden. Dabei können Ihnen diverse Tools helfen, wovon Sie einige in der nächsten Lerneinheit kennenlernen werden.

Weiterführende Informationen:

Sie haben nun das Story Mapping als hilfreiche Methode zur Optimierung eines Prozesses kennengelernt. Wenn Sie noch mehr über diese Methode erfahren möchten, sehen Sie sich gerne die folgenden drei weiterführenden Informationen an:

• User Story Mapping - Was will eigentlich der Nutzer: Hier klicken
• Was ist Story Mapping und welche Vorteile und Herausforderungen gibt es?: Hier klicken
  

Übung zur Lerneinheit:

Szenario:

Die Methode klingt wirklich spannend und Sie haben schon einen Prozess im Kopf, für den Sie das Story Mapping mit Ihrem Team anwenden wollen. Sie sind schon sehr gespannt auf die Ergebnisse. Optimieren und digitalisieren möchten Sie z.B. die Dienstplanung, die Verwaltung Ihrer Kundendaten und auch bei Ihrer Buchhaltung gibt es einigen Optimierungsbedarf bzw. Ansatzpunkte für die Digitalisierung des Prozesses. Was Sie dabei nun besonders interessieren würde, wären Tools, die sich zur Digitalisierung bestimmter Prozesse eignen würden. Sie haben schon einmal online gestöbert, aber bei der Vielzahl der Angebote fehlt Ihnen der Überblick, welche Tools und Anwendungsfälle wirklich sinnvoll sind.

Szenario:

Sie planen die Digitalisierung einiger Geschäftsprozesse und haben sich mit der Methode des Story Mapping auch schon den ersten Prozess vorgenommen, der digitalisiert werden soll. Zu sagen, dass man etwas digitalisieren möchte, ist allerdings schnell getan, schwieriger wird es, wenn es um die konkrete Umsetzung geht. Da fehlen Ihnen noch ein paar Tools, die Sie zur Digitalisierung Ihrer Prozesse nutzen können. Sie sind auf der Suche nach einer kompakten Übersicht der wichtigsten Tools für unterschiedliche Unternehmensbereiche und erhoffen sich eventuell sogar etwas Inspiration, um Prozesse zu digitalisieren, an die Sie primär vielleicht gar nicht gedacht haben.

In dieser Lerneinheit erwartet Sie:

• Einführung
• Projektmanagement 
• Buchhaltung
• Dienstplanung
• Teamorganisation
• Social Media
• Kundenbeziehung

Die Lerneinheit als Video:

Die Zusammenfassung des Videos:

An dieser Stelle soll ein Überblick über zehn praktische Tools gegeben werden, die sich zur Digitalisierung bestimmter Geschäftsprozesse eignen. Die Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Viele weitere Tools sind z.B. über Google zu finden.

Projektmanagement

• Asana ist ein webbasiertes, kollaboratives Projektmanagement-Tool. Demnach lassen sich in dem Tool Projekte anlegen und Aufgaben an Personen in Ihrem Team zuweisen. Das Tool erlaubt es, auch umfangreichere Projekte strukturiert anzulegen und jederzeit den Überblick über den Fortschritt zu behalten. Für Teams bis zu 15 Personen ist Asana kostenlos.
  
  
• Trello: Eine Alternative zu Asana ist beispielsweise Trello. Hier lassen sich sogenannte Boards zum Projektmanagement anlegen, auch die Zuweisung von Aufgaben an Personen ist möglich. Trello eignet sich besonders für kleine und mittlere Projekte.

Buchhaltung

• Lexware ist eine Bürosoftware für unterschiedliche Anforderungen. Über Lexware lassen sich Rechnungen stellen und Zahlungen erfassen, das Tool ersetzt das Kassenbuch aus Papier, Lohnabrechnungen lassen sich einfach erledigen und die Warenwirtschaft organisieren. Doppelte Buchführung ist möglich, besonders praktisch ist auch die Datev-Kompatibilität. Für kleinere Betriebe eignet sich besonders die kompaktere Lösung Lexoffice.
  
  
• Sage 50: Eine weitere kaufmännische Software ist Sage 50 cloud. Das Tool eigent sich zur Buchhaltung wie auch zur Verwaltung von Stammdaten, es hat eine Kassenfunktion und unterstützt Online-Banking. Auch eine Schnittstelle zu Datev ist vorhanden. Möglich ist die Buchung einzelner Funktionen, um z.B. nur die Buchhaltung über Sage 50 abzuwickeln.

Dienstplanung

• EASYPEP ist ein Online-Dienstplaner. Das Tool ermöglicht nicht nur die Schichtplanung, sondern auch die Urlaubsplanung und Arbeitszeiterfassung über eine App für Mitarbeiter. Außerdem gibt es diverse Möglichkeiten zur Auswertung der geleisteten Stunden je Mitarbeiter, die sich einfach als Excel oder CSV exportieren und so weiterverwenden lassen.

Teamorganisation

• Slack: Ein oft zeitraubendes Problem ist der Versand interner E-Mails. Hier kann z.B. Slack weiterhelfen. Das Tool optimiert die interne Kommunikation innerhalb eines Unternehmens. Es lassen sich Kanäle zu unterschiedlichen Themen erstellen, wo dann in Threads diskutiert werden kann. Statt bei E-Mails in CC kopiert zu werden und so täglich eine Flut an Mails zu erhalten, die für einzelne Personen evtl. gar nicht relevant sind, kann in Slack jeder individuell entscheiden, welchen Kanälen er beitritt und welche Diskussionen er so verfolgt.
  
  
• G Suite: Auch Google bietet mit der Gsuite diverse Dienste zur Kommunikation und Zusammenarbeit. Zur internen Kommunikation eignet sich Google Hangouts. Der Dienst ermöglicht Videotelefonie, eine Chat-Funktion und das Teilen von Bildschirmen, z.B. um gemeinsam eine Präsentation zu betrachten. Über Google Drive lassen sich Dateien in einem gemeinsam genutzten Online-Archiv ablegen und Zugriffe verwalten. Google Drive kann so verhindern, dass Daten dezentral auf einzelnen Computern gespeichert werden, auf die kein anderer Zugriff hat. Google Docs ermöglicht das gleichzeitige Arbeiten an Dokumenten und über einen Kalender lassen sich Termine erstellen und mit anderen teilen.
  
  
• Doodle: Doodle hat vor allem eine Funktion, und die ist sehr praktisch: Das Tool hilft dabei, gemeinsam einen Termin zu finden, der für die meisten Teilnehmer passend ist. Über das Tool kann eine Liste von Terminvorschlägen erstellt werden und jeder eingeladene Teilnehmer kann auswählen, welche der Termine für ihn möglich sind und an welchen er keine Zeit hat. Doodle zeigt dann an, für welche Termine die meisten Teilnehmer verfügbar wären.

Social Media

• Hootsuite & Buffer: Arbeitserleichtung bei der Erstellung, Planung und Veröffentlichung von Social Media Posts bieten Tools wie Hootsuite und Buffer. Kanäle wie Facebook, X (ehemals Twitter), Instagram oder YouTube lassen sich zentral über die Dienste verwalten und auch die Analyse und Auswertung der wichtigsten Kennziffern ist möglich.

Kundenbeziehungen

• Hubspot: Mit dem Kundenbeziehungsmanagement-Tool Hubspot lassen sich Kontaktdaten verwalten, Beziehungen aufbauen und Leads pflegen. Über Erweiterungen lässt sich Hubspot auch zur Automatisierung des Marketing und als Vertriebssoftware nutzen, diese Funktionen eignen sich aber vor allem für große Unternehmen.

Weiterführende Informationen:

Sie haben nun die wichtigsten Tools kennengelernt, die Ihnen bei der Digitalisierung von Prozessen helfen können. Noch mehr Tipps finden Sie über die folgenden weiterführenden Links:

• 40+ Workflow Management Tools: Hier klicken
• Digitale Tools für effektives Hotelmanagement: Hier klicken
• Buchhaltung 4.0: Das Rechnungswesen der Zukunft: Hier klicken
  
• Allgemeine Herausforderungen bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen meistern: Hier klicken

Übung zur Lerneinheit:

Szenario:

Genau so eine Übersicht haben Sie gesucht. Sie werden sich die einzelnen Tools nun genauer anschauen und einige im Team testen, um den genauen Funktionsumfang kennenzulernen. Viele Tools klingen wirklich praktisch und nach einer deutlichen Arbeitserleichtung. Der Kurs hat Ihnen wirklich geholfen und Sie freuen sich schon sehr darauf, Ihren Betrieb digitaler zu machen und so auf die Zukunft einzustellen.